Compartir archivos Herramientas para Marketing Equipos

Los equipos de marketing comparten archivos en cuatro direcciones: internamente (redactores, diseñadores, estrategas), con agencias creativas, con proveedores (imprentas, agencias de relaciones públicas, agencias de medios) y hacia fuera a canales (equipos de redes sociales, socios, clientes). El RGPD y la LOPDGDD obligan a que estos intercambios, cuando contienen datos personales, cuenten con medidas técnicas adecuadas; enviar listas de correo de clientes o resultados de encuestas por correo sin cifrar no cumple el artículo 32 del RGPD. Esta guía cubre el conjunto de herramientas y las reglas que hacen que cada flujo funcione. El coste para un equipo de 30 personas normalmente oscila entre 600 y 2.500 €/mes.

Los tipos de archivos de marketing que causan problemas

Activos habituales de marketing y dónde fallan:

Presentaciones maestras de campaña: PowerPoint o Keynote de 50-200 MB con vídeo incrustado. El correo los bloquea a partir de 25 MB.
Kits de marca: .zip de 500 MB a 2 GB con logotipos, colores, fuentes y plantillas. Necesitan versiones a medida que la marca evoluciona.
Packs de contenido para redes sociales: decenas de imágenes de 10 MB más vídeos cortos. El volumen, no el tamaño, es el reto.
Creatividades para medios de pago: cortes de 30 segundos en múltiples proporciones (1:1, 9:16, 16:9) por campaña. 200-500 MB por canal y campaña.
Activos de relaciones públicas: fotografía de producto en alta resolución (50-300 MB cada una), notas de prensa, kits de medios.
Creatividades de landing pages: imágenes hero, fotografía lifestyle, fotos de producto. 20-80 MB por activo, con frecuencia iterados 5-10 veces.
Seminarios web y series de contenido: archivos de vídeo de 1-2 GB, presentaciones, material de seguimiento.

Ninguna herramienta gestiona todos estos sin compromisos. La respuesta correcta es una pila corta con reglas claras.

El nodo central interno

Los equipos de marketing se decantan por Google Drive, Dropbox o SharePoint. Elegir uno y mantenerlo.

Google Drive funciona bien para equipos que ya usan Workspace, con un límite de 5 TB por archivo y buena búsqueda. Punto débil: la higiene de permisos de carpetas tiende a deteriorarse.

Dropbox es la opción favorita de los diseñadores por la fiabilidad de la sincronización. La integración con el Finder supera a la de Google. Mayor coste por usuario.

SharePoint para marketing corporativo bajo IT. Las políticas DLP y las etiquetas de sensibilidad vienen integradas. Curva de aprendizaje más pronunciada.

Sea cual sea la elección, crear una estructura de carpetas plantilla y clonarla por campaña:

/Campañas/{Año}-{T}-{Campaña}
  /01-Brief
  /02-Estrategia
  /03-Creatividad
    /Redacción
    /Diseño
    /Vídeo
    /Redes-Sociales
  /04-Aprobaciones
  /05-Activos-Finales
  /06-Analytics
  /07-Archivo

El DAM para la marca a escala

A partir de cierto número de activos —aproximadamente 500 activos aprobados— las carpetas dejan de escalar. Los gestores de activos digitales (DAM) toman el relevo:

Bynder: sólido para equipos de marketing corporativo. Buena gobernanza, activos con plantillas, integraciones con Adobe y Microsoft.
Brandfolder: más sencillo, implantación más rápida. Buena etiquetado con IA.
Frontify: combina el DAM con guías de marca. Excelente para equipos donde la coherencia de marca entre agencias y regiones es el problema principal.
Pics.io: opción económica para equipos de marketing pequeños y medianos. Funciona sobre Google Drive o S3.

El DAM almacena activos aprobados y finales. Los borradores permanecen en el almacenamiento compartido. Mover un borrador al DAM es un evento de validación: significa que el activo tiene el respaldo de la marca.

Colaboración en diseño y creatividad

Figma domina el diseño UI y la mayoría de la creatividad digital. Adobe Creative Cloud es donde el diseño de larga duración sigue ocurriendo (impresión, packaging, composiciones fotográficas complejas).

Para equipos de marketing específicamente:

Figma para banners web, composiciones de landing pages, plantillas de correo electrónico, gráficos para redes sociales.
Adobe InDesign para cualquier pieza impresa (catálogo, anuncio de revista, material para ferias).
Adobe Photoshop para retoque fotográfico y composiciones complejas.
Adobe Illustrator para logotipos, iconos, infografías.
Canva para contenido interno o de redes sociales de bajo riesgo producido por no diseñadores.

Los archivos de Figma permanecen en Figma. Los archivos de Adobe viven en el almacenamiento compartido o en las Bibliotecas de Creative Cloud de Adobe, que sincronizan componentes entre aplicaciones Adobe.

Revisión y entrega de vídeo

Frame.io sigue siendo el estándar de revisión de vídeo. Vimeo Review y Wipster son alternativas. Para equipos de marketing que producen 1-2 vídeos al mes, Frame.io Pro a 20 €/usuario es suficiente. Los equipos que producen más de 10 vídeos al mes escalan a Team o Enterprise.

La entrega de másteres (a la agencia, a socios de emisión, a equipos de ventas) supera los límites prácticos de Frame.io en torno a los 5 GB. Para un máster ProRes 4444 4K de 30 segundos, el plan gratuito de 10 GB de HexaTransfer es una vía de entrega más limpia que intentar forzarlo a través de la carga de Frame.io. Combinarlo con: proxy de baja resolución en Frame.io para la revisión, máster completo mediante enlace de transferencia.

Entrega externa a proveedores y socios

Las entregas de marketing a partes externas ocurren semanalmente: notas de prensa con activos bajo embargo, traspasos a agencias, archivos para imprentas, entregas de másteres para emisión.

Una herramienta de transferencia cubre estos casos limpiamente:

Nota de prensa con creatividades bajo embargo: proteger con contraseña, caducidad de 7 días coincidiendo con el periodo de embargo, enlace en la nota con "descargar activos después de [fecha del embargo]."
Traspaso a agencia: kit de marca, lote de fotografías, brief en PDF. Agrupar en .zip, enlace de transferencia en el correo, normalmente sin contraseña porque la agencia está bajo NDA.
Imprenta: InDesign empaquetado con fuentes y vínculos. Checksum (md5 o SHA-256) en el cuerpo del mensaje para que preimpresión pueda verificarlo.
Máster para emisión: máster ProRes con hoja de especificaciones. Caducidad más larga (14 días) para los ciclos de control de calidad. Contraseña obligatoria.

Distribución de activos de marca al equipo de ventas

Los equipos de ventas siempre necesitan el material de marketing, y siempre necesitan la versión más reciente. Patrones problemáticos: "la presentación del trimestre pasado" guardada en el portátil de alguien, logotipos obsoletos en las firmas de correo, capturas de pantalla de producto desfasadas en los correos de ventas.

La solución:

Acceso con un clic a los últimos activos aprobados en el DAM o en una biblioteca orientada a ventas.
Enlaces de descarga generados automáticamente en lugar de adjuntos de archivo en las herramientas de habilitación de ventas (Highspot, Seismic, Showpad).
Correo trimestral de "actualización de marca" con novedades y elementos retirados.
Que marketing pueda enviar nuevos activos en lugar de esperar a que ventas los solicite.

Recepción de solicitudes de activos de las partes interesadas

Marketing recibe un aluvión de solicitudes de activos ad-hoc. Sin estructura de recepción, el equipo quema horas en exportaciones puntuales.

Construir un formulario de solicitud (Airtable, formulario de Notion, ClickUp o Asana) con campos: solicitante, caso de uso, plazo, formato del entregable, autoridad de aprobación. Clasificar semanalmente. Dirigir las solicitudes recurrentes de alto volumen a las plantillas de autoservicio del DAM.

Para archivos entrantes de las partes interesadas (el equipo de producto enviando capturas de pantalla, atención al cliente enviando testimonios en vídeo), configurar enlaces de solicitud de carga en la herramienta de transferencia para que personas ajenas a marketing puedan depositar archivos sin necesitar cuentas en el nodo central.

Disciplina de nomenclatura y etiquetado

La diferencia entre un activo encontrable y uno invisible es la nomenclatura consistente. Una convención que funciona:

{AAAA-TN}_{campaña}_{tipo-activo}_{variante}_{versión}.{ext}

Ejemplo: 2026-T3_lanzamiento_social_9x16_v03.mp4

Etiquetar los activos en el DAM con: campaña, canal, región, estado de aprobación, fecha de caducidad. La búsqueda se vuelve posible; la reutilización futura se vuelve posible.

Cumplimiento para sectores regulados

El marketing en farmacia, servicios financieros o sanidad tiene restricciones específicas:

Farmacia: normativa de promoción de la AEMPS; todos los materiales requieren revisión médica, legal y regulatoria.
Servicios financieros: las comunicaciones con clientes requieren aprobación previa y retención de registros según la CNMV y MiFID II.
Sanidad: el RGPD aplica si el marketing toca información de salud protegida.

Para estos, la pila de intercambio de archivos necesita registro de auditoría, registros de aprobación con versiones bloqueadas y retención que coincida con el periodo regulatorio (con frecuencia 3-7 años).

La pila más pequeña que funciona

La mayoría de los equipos de marketing de 30 personas compran demasiadas herramientas. Empezar con Google Workspace o Microsoft 365, añadir Figma, añadir una herramienta de transferencia para envíos externos, y agregar un DAM solo cuando el número de activos aprobados supere unos pocos centenares. Siempre es posible añadir capas de complejidad; eliminar una herramienta en la que el equipo ha desarrollado hábitos es más difícil que añadir una.

Pruébalo en hexatransfer.com — gratuito, sin cuenta, máximo 10 GB.