Compartir archivos contables: guía de mejores prácticas
Comparte archivos contables de forma segura con clientes y auditores. Organiza documentos financieros y mantén el cumplimiento de las normas del sector.
La AEPD ha sancionado a despachos de asesoría con multas de hasta 150.000 € por transmitir datos fiscales de clientes sin cifrado adecuado. Los archivos contables —copias de software de contabilidad, extractos bancarios, nóminas, declaraciones de IRPF y documentación de auditoría— circulan constantemente entre el despacho y sus clientes, y cada transferencia debe cumplir el RGPD, la LOPDGDD y las normas del Consejo General de Economistas. Elegir bien los canales de envío no es burocracia: es la diferencia entre una relación de confianza y un expediente sancionador.
Portales de cliente: la primera línea de defensa
Los portales especializados como SmartVault, ShareFile, Canopy o TaxDome permiten estructurar el intercambio de documentos con roles diferenciados (asesor / cliente), firma electrónica integrada y registro de accesos. Los precios van desde 25 € por usuario al mes hasta 50 € en versiones avanzadas. El criterio de selección más crítico no es el precio: es la experiencia del cliente en el portal. Si el cliente no sabe subir un archivo desde el móvil, termina enviando el PDF de la nómina por WhatsApp, y ese canal no cumple ni el RGPD ni las exigencias de aseguradoras de responsabilidad civil profesional.
Funcionalidades imprescindibles: cifrado AES-256-GCM en reposo, TLS 1.3 en tránsito, autenticación multifactor, separación de roles y políticas de retención configurables por tipo de documento.
Clasificación de documentos por sensibilidad
No todos los archivos contables tienen el mismo nivel de riesgo. Una plantilla de organizer en blanco es información pública. Un balance de situación es información confidencial de negocio. Una nómina con NIF del trabajador o una declaración del IRPF con IBAN bancario son datos que exigen controles reforzados bajo el RGPD y la LOPDGDD.
Adopta una clasificación en cuatro niveles: Público / Interno / Confidencial / Restringido. Aplica esa clasificación en las políticas de acceso y retención. Documenta el esquema en el registro de actividades de tratamiento que exige el artículo 30 del RGPD.
El pico de la campaña de renta
De enero a junio, el volumen de intercambio de archivos de un despacho se multiplica por diez. Un expediente de declaración completo puede incluir 80 a 200 documentos por cliente: nóminas, certificados de retención, declaraciones anteriores, escrituras, recibos de donaciones. Para un despacho con 400 clientes fiscales eso supone entre 32.000 y 80.000 documentos en 90 días. Los portales con carga masiva, reconocimiento OCR automático y aplicación móvil para fotografiar documentos reducen drásticamente el tiempo de procesamiento. Evita plataformas con tarifas por volumen de carga: destruyen el margen durante la campaña. Prioriza precios planos por cliente.
El canal con la Agencia Tributaria
La AEAT dispone del sistema Cl@ve y de la sede electrónica para el intercambio de documentación entre asesores y organismos públicos. Para responder a requerimientos de información o aportar documentación en un procedimiento de comprobación, usa exclusivamente los canales electrónicos de la sede de la AEAT o las plataformas de la comunidad autónoma correspondiente. Nunca respondas a un requerimiento de Hacienda por correo electrónico sin cifrar o por fax: los servidores de fax retransmiten a correo ordinario, lo que equivale a enviar el NIF del cliente en texto claro.
Consentimiento informado y cesión de datos a terceros
El artículo 44 del RGPD regula las transferencias internacionales y el artículo 14 exige informar al interesado cuando sus datos se ceden a terceros. Si el despacho comparte una declaración de IRPF con una entidad bancaria para una solicitud de hipoteca, o con la gestoría de otra sociedad del cliente, necesitas el consentimiento explícito y fechado del cliente antes de realizar la transferencia. Guarda los registros de consentimiento durante el plazo de prescripción aplicable, que en materia fiscal puede extenderse a cuatro años.
Importación de extractos bancarios
La contabilidad automatizada consume datos bancarios vía Open Banking (directiva PSD2 en la UE) a través de agregadores conectados a miles de entidades financieras. El cliente autoriza el acceso OAuth y los movimientos fluyen al software contable. Para bancos fuera del agregador, el cliente sube manualmente el CSV o el PDF del extracto. Los extractos de un ejercicio completo de una empresa mediana pueden superar 30 MB: por encima del límite de Gmail. Un portal con carga de carpetas o un enlace cifrado de un solo uso resuelven el cuello de botella sin que el cliente abra un ticket de soporte.
Archivos de auditoría y revisión
Los papeles de trabajo de una auditoría tienen plazos de retención específicos: cinco años mínimo bajo las Normas Técnicas de Auditoría del ICAC. Incluyen cédulas de trabajo, representaciones de la dirección, correspondencia con la entidad auditada y evidencias de procedimientos sustantivos. Para el intercambio entre el auditor responsable y el cliente, el portal del despacho gestiona la entrada de documentación; el software de auditoría gestiona los papeles de trabajo internos. Restringe el acceso al equipo de la auditoría y al supervisor; nunca uses carpetas compartidas sin control de versiones para papeles de trabajo activos.
Traspasos de cliente a nuevo asesor
Cuando un cliente cambia de despacho, el asesor saliente está obligado a entregar la documentación de titularidad del cliente (declaraciones presentadas, escrituras aportadas, contratos) pero puede conservar los papeles de trabajo propios. La entrega se efectúa mediante un portal seguro o un enlace cifrado con fecha de expiración. Nunca mediante USB: los USB se pierden y no dejan rastro de descarga. Conserva copia de lo entregado conforme a los plazos establecidos por el Código de Comercio y las normas del ICAC.
Envíos puntuales en época de campaña
El 30 de junio a las 22:00, el cliente encuentra el certificado de retenciones del banco que faltaba. El portal está en mantenimiento programado y el plazo vence mañana. HexaTransfer resuelve este escenario: enlace con cifrado de extremo a extremo, expiración de 24 horas, sin cuenta para el receptor, sin recodificación del archivo. El asesor recibe el documento en segundos y registra la recepción en el expediente del cliente al día siguiente para mantener el rastro de auditoría. No aceptes documentos fiscales por SMS, WhatsApp o correo personal: esos canales no cumplen el RGPD y tu aseguradora lo preguntará tras cualquier brecha.
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Envía archivos grandes de forma segura con cifrado de extremo a extremo
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