イベント企画のためのファイル共有：完全ガイド

イベント企画はファイルで動きます。会場契約書・CADフロアプラン・ベンダー保険証明書（COI）・ケータリング人数・AV仕様・スピーカー略歴、そしてイベント翌日に届くカメラマンの12GBの写真。個人情報保護法（APPI）の観点では、参加者名簿・スピーカー個人情報・VIPリストなどの個人情報が複数のベンダーと共有されるため、「提供先の特定」と「最小限の情報提供」が必要です。適切に設計されたファイル共有の仕組みが、情報漏洩と業務混乱の両方を防ぎます。

イベントプランナーが扱うファイルの種類

中規模の企業カンファレンスは予測可能なファイルセットを生み出します：

契約書： 会場・ケータリング・AV・エンターテインメント・スピーカー。DocuSignやAdobe SignのE-sign証跡付きの.pdfと.docx
フロアプラン： .dwg（AutoCAD）、.vwx（Vectorworks）、.pdfエクスポート。ネストされた参照を含む5 MB〜200 MB
制作スケジュール： 分単位のタイミングが入った.xlsxまたはGoogle Sheets
ベンダー証明書： COI（保険証明書）、W-9、安全認定書。通常2 MB未満のPDFだが、1イベントで数十枚
ケータリング資料： メニュー・アレルギー制限リスト・最終人数。48時間前に緊迫した改訂サイクル
AV仕様： インプットリスト・ステージプロット・照明キュー。形式はさまざまでベンダー固有のことが多い
クリエイティブアセット： ステージグラフィック・スライド・ビデオリール・スポンサーロゴ。.ai、.psd、.mp4、.png
イベント後メディア： カメラマンの成果物（20〜80 GB）、ビデオグラファーの編集済みファイル、参加者撮影コンテンツ

単一のツールでこれらすべてをうまく処理できるものはありません。ハブ＋スポークパターンが機能します。

企画チームの中央ハブ

内部企画チームの全員が1か所で何でも見つけられる必要があります。

Google Drive共有ドライブ： 自由度が高く、検索が優秀、ファイルサイズ上限5 TB
Dropbox共有フォルダ： デスクトップユーザーに強い同期、ステージクリエイティブで作業するデザイナーに良い
Notion＋Driveリンク： ドキュメントとファイル添付を並べたいチームに最適
SharePointサイト： ITがMicrosoft 365を義務付けている企業イベント向け

機能するフォルダ構造：

/{Event Name} {Year}
  /01-Contracts
  /02-Venue
  /03-Vendors
  /04-Speakers
  /05-Production
  /06-Creative
  /07-Onsite
  /08-Post-Event

番号プレフィックスで順序を一定に保ちます。すべてのイベントがこのテンプレートを複製します。

鍵を渡さずにベンダーごとのアクセスを制御する

ベンダーは自分の部分だけを必要とし、イベント全体ではありません。各ベンダーに固有のスライスを与えてください：

会場： 契約書・フロアプラン・保険証明書・搬入スケジュールの共有フォルダ。イベント全体ではない
ケータリング： メニュー・人数・アレルギーリスト・タイミングの別フォルダ。予算は絶対に含めない
AV： ライダー・ステージプロット・インプットリスト・スケジュール。スピーカー略歴は含めない
カメラマン/ビデオグラファー： ショットリスト・スケジュール・VIPリスト。イベント後：成果物用アップロードリンク

自分のシステムにアカウントを持たないベンダーには、特定の権限付きリンク共有（参照が必要な契約書は表示のみ、更新が必要なタイミング資料は編集可）が機能します。イベントのライフサイクルに合わせた有効期限を設定してください。

フロアプランの取り扱い

フロアプランは特殊です。よくあるトラブル：

CADファイルには外部参照があります。 参照先のすべてのxrefをパッケージ化した.dwgを送ってください（AutoCadのeTransmit、Vectorworksの「プロジェクトフォルダーを作成」）。そうでないと受信者が欠落した要素のあるファイルを開くことになります
CAD以外のユーザーにはPDFエクスポートが必要です。 会場のオペレーションマネージャーはAutoCADを持っていません。すべてのレイヤーを示す表紙付きで1:100または1:200のページ分けされた.pdfをエクスポートしてください
バージョン管理が重要です。 プランは毎週変わります。ファイルを {Event}_FloorPlan_R{revision}_{date}.dwg と命名してください。古いバージョンは /07-Onsite/_Archive にアーカイブします

複数のベンダーに送る必要がある50 MB超のプランには、転送リンクの方がDrive共有より優れています—ベンダーはフォルダの権限を操作することなく1回ダウンロードするだけです。

イベント後の写真・映像の納品

多くのイベントで最大の単一ファイル転送はイベント翌日のカメラマンの成果物です。25 MBのRAWが2万枚プラス編集済みJPEGで50〜100 GBになります。

3段階の引き渡し：

即日： 社会・プレス用にカメラマンが24時間以内に20〜50枚のセレクションを転送ツールで送付。通常2〜4 GB
完全編集版： 500〜1,500枚の選定画像、色補正・エクスポートJPEG、7〜14日以内。10〜30 GB
完全アーカイブ： RAWを含むすべて、30日以内。50〜200 GB。通常アクティブなイベントハブではなく長期ストレージへ

HexaTransferは即日の送信を処理します（10GBの上限はほとんどの当日バッチをカバー）。AES-256-GCM暗号化はプレスリリースが出るまでエンバーゴになる基調講演スピーカーの写真に適切です。完全アーカイブには、80 GBの転送が不安定な接続で中断なく完了するよう、チャンク化された再開可能アップロードをサポートするサービス（MASV、Smash Pro）が重要です。

ベンダーの保険証明書とコンプライアンス書類

すべてのベンダーから保険証明書（COI）を取り寄せます。多くのイベントではOSHA安全認定、ABC酒類免許、または市固有の許可証が必要です。これらは急速に積み上がります。

スプレッドシートまたはAirtableで追跡：

ベンダー名・連絡先・サービス範囲
COIの有無（日付・有効期限・保険会社・証券番号・保険金額）
追加被保険者の記載（会場・主催イベント会社）
他の証明要件の充足
共有ドライブのPDFへのリンク

イベント1週間前に監査してください。イベント当日に期限切れのCOIがあると、更新取得のための混乱またはベンダーの除外のどちらかになります—両方とも最悪の事態です。

契約書の取り扱いとE-signature

契約書は2か所に存在します：監査証跡を作成したE-signatureプラットフォーム（DocuSign・Adobe Sign・HelloSign）と、署名済みPDFが格納されるイベントハブ。

署名後、完全に実行されたPDFをダウンロードして /01-Contracts に置いてください。E-signプラットフォームのリンクも保持してください—紛争が生じた場合、プラットフォームの監査ログにPDFが持たないような詳細（IP・メール・閲覧タイムスタンプ）があります。

10,000ドル超または特殊な条件の契約書は、交渉経緯を示す赤字入りWordバージョンも保存してください。同じベンダーとの将来のイベントは、前回の条件が見つかれば早く進みます。

イベント当日のオンサイトアクセス

イベント中は企画チームが走り回っています。アクセスパターンが変わります：

モバイルファースト： ノートPCではなくスマートフォンとタブレットでファイルが必要
主要書類をオフラインで： 搬入前に全プランナーのデバイスに進行表・フロアプラン・ベンダー連絡先リストをダウンロード。会場のWi-Fiは信頼できない
リアルタイム更新： Google SheetsまたはNotionの更新がデバイス間で同期。重要な変更にはSlackまたはWhatsAppで一斉通知
限定的な共有： オンサイトは新しい共有権限を設定する時間ではない。1週間前に準備を完了させる

イベント後のアーカイブ

イベント終了後、30日以内にファイルの整理をします：

実際のタイミングを計画したタイミングの隣に記したファイナル進行表をエクスポート
財務のアーカイブ：最終請求書・精算・予算対実績
成果物のアーカイブ：最終写真・動画・参加者アンケート結果
不要になったベンダー固有の共有リンクをクローズ
転送ツールにのみ保存されているファイルを長期ストレージにエクスポート—転送リンクは失効する
イベントフォルダを /Archives/{Year}/ にコピーして読み取り専用にする

将来のイベントはテンプレート・価格交渉・教訓のレビューのためにアーカイブを参照します。

詳しくは https://hexatransfer.com をご覧ください。無料・アカウント不要・最大10 GB。