学術会議のファイル共有：発表者リソース管理ガイド

500人規模の学術会議のファイル物流を管理するとは、3つの異なるニーズを持つ対象者を同時にさばくことを意味する。会議前にスライドデッキとAV要件を提出する発表者、予稿集とプログラム資料をダウンロードする参加者、そしてカメラレディ論文とポスターを収集するセッション座長だ。典型的な500人規模の会議では、基調講演動画・40分のトーク録画・ポスターPDF・予稿集を合わせて60〜120GBが発生する。個人情報保護法（APPI）と個人情報保護委員会（PPC）のガイドラインは、参加者リストや発表資料に含まれる個人情報の管理にも適用されることを忘れてはならない。

論文投稿と査読プラットフォーム

EasyChairはCSおよび応用数学の数千の会議で無料（基本層）で使われている。MicrosoftのCMT（Conference Management Toolkit）はNeurIPS（2024年は約1万5千件の投稿）やCVPRを無償でホスティングする。OpenReviewはオープン査読を先駆けてILRおよびML系の会議でシェアを伸ばしている。各プラットフォームに癖がある：EasyChairはPDF1件あたり50MBが上限、CMTは100MB、OpenReviewは任意の補足ファイルを許容する。投稿案内を著者に送る前に確認しておくこと。カメラレディのアップロード期間は、採択通知から予稿締切まで2週間以上確保する—著者は必ず遅れ、予稿編集者はフォーマット修正に追われる。

会議前の発表者ロジスティクス

発表者は1〜2週間前にスライドデッキ・講演者略歴・AV要件・デモファイルを提出する。4K動画を埋め込んだ40枚のKeynoteは800MBに達し、高解像度図版入りのPowerPointは150MB〜1GBになる。AVチームは前日までに会議用ノートPCへのステージングを完了させる必要がある。発表者ごとのサブフォルダを持つ共有OneDriveまたはGoogle Driveフォルダを使い、発表者に固有のアップロードリンクを送ることで、互いのファイルを誤って閲覧・上書きするリスクをなくす。未発表の知見を含む機密性の高いスライドには、AVチームへの暗号化転送を使い発表前の漏洩を防ぐ。バックアップはUSBスティックを必ず用意すること。

参加者への予稿集配布

予稿集の配布はほぼデジタルに移行した。600本の論文からなるACM会議の予稿集は、1本あたり約20MBとして合計12GBに達する。ACM Digital Library・IEEE Xplore・Springer LNCSがインデックス付き会議のホスティングを担う。小規模会議にはZenodo経由の論文別DOIを持つ静的サイトが有効で、各論文に永続的な識別子が付与される。参加者は必要なものだけダウンロードする設計が理想で、12GBのtarballを全員に配る必要はない。登録受付でのUSBスティック配布は時代遅れでe-wasteを生む。

基調講演とセッション録画

45分の基調講演をH.264 1080pで録画すると約700MB、4K ProResでは1本あたり30GBに達する。5並列トラック・3日間の会議では50時間以上の録画が発生し、フォーマットによって35〜1,500GBに及ぶ。オープンアクセス会議にはYouTube Unlisted、Vimeo Pro（月額約3,000円）はパスワード保護と動画別のアクセス制御を提供する。公開禁止期間中のトーク（未発表の製品デモや非公開の研究知見）は、論文の公式掲載日に合わせた公開解禁日まで制御されたポータルに保管する。

ポスターセッション：対面とハイブリッド

従来の48×36インチポスターを300 DPIで出力すると400MBのTIFFになる。スクリーン表示向けにPDFで150 DPIにエクスポートすれば15MBに収まる。ハイブリッドイベントでは、Gather.town・Ohyay・カスタムWebGLスペースでのデジタルポスターホールが遠隔参加者に疑似的な会場体験を提供する。各ポスターには60秒のエレベーターピッチ動画を付ける。会議ウェブサイトはポスターPDFを登録者限定で公開し、期間終了後にオープンアクセスに切り替える。

コード・データ・アーティファクト評価

NeurIPS・ICML・ICLR・USENIXなどのML系・システム系会議は再現可能なアーティファクト—コード・データ・環境—の提出をますます義務付けている。著者はDockerイメージまたはSingularityコンテナ＋実行時間・GPU要件を記したREADMEを提出する。数百GBのデータセットへのアクセスが必要な評価者には、著者と査読者の機関間でのGlobusによる転送が有効だ。Zenodo・Figshare・ACMのアーティファクトレビューDOIレジストリが永続的な識別子を提供する。

アクセシビリティとキャプション

ACM SIGACCESS・CHI・ASSETSが確立した強力なアクセシビリティ規範が広まりつつある。一般的な要件：基調講演のASL通訳、メインステージでのライブキャプション（1LIVE・Ai-Media、1時間あたり3万〜8万円）、スライドテンプレートでの本文24pt以上・コントラスト比4.5:1、論文内の図へのalt属性。事後のキャプション付き録画はアクセシビリティと検索インデックスの両方に貢献する。会議ウェブサイト自体もWCAG 2.2 AA準拠が必要で、axeまたはWAVEによる監査をローンチ前に実施する。

スポンサー・展示者の資料管理

大会議のスポンサー（Google・Microsoft・スタートアップ）はブース動画・PDFデータシート・デモインタラクティブをあわせて5〜20GB分持ち込む。スポンサーシップパッケージには、モバイルアプリ内の参加者向け専用リンクが含まれるのが一般的だ。NDA下の技術ブリーフなど展示者固有の非公開資料は、参加者登録とNDAのクリックスルーの両方をゲートに設ける。会議後の参加者リストの提供には、GDPRとAPPIに基づく明示的なオプトイン確認が必要だ。

前夜の11時に基調講演者から7GBの修正スライドデッキが届いたとき、12時間有効期限の暗号化リンクでAVチームに届けることで翌朝を乗り切れる。 https://hexatransfer.com — 無料・アカウント不要・最大10GB。